Samtalsmetod - 7 tips om hur du genomför professionella samtal

Samtalsmetodik är bara för psykologer som ska genomföra terapi. Eller, vänta lite. Är det verkligen så? Jag har själv använt det i andra roller med fokus på ledarskap, utveckling av grupper och att sätta sig in i andras perspektiv. Du kanske har egna exempel från ditt yrkesliv där det vore bra för dig att förstå en annan människa bättre eller kanske erfarenheter i privatlivet då det skulle vara en fördel? Men hur ska det då göras? 

Det finns olika metoder som kan hjälpa dig att föra ett professionellt samtal. De som Malin Anniko, doktorand vid Örebro Universitet, lyfter är: aktivt lyssnande, spegling, sammanfattningar, enkel och direkt uppmuntran, kroppsspråket och frågor. Här kan du läsa om dessa tekniker utifrån Malins föreläsning och hon har i sin tur också inspirerats av Birgitta Kimber, Gunnel Lindh och Hans-Olof Lisper.

1 Aktivt lyssnande
Det aktiva lyssnadet handlar om att lyssna på flera nivåer både på vad personen säger, vad hen menar bakom orden och vilken känsla hen förmedlar. I det aktiva lyssnandet ingår också att visa att du lyssnar och vill att den andra kommer till tals. Du ger inte råd eller förmedlar dina tankar i det aktiva lyssnandet. När du som lyssnare pratar handlar det snarare om att ställa frågor, att öppna upp för flera perspektiv och att leda den andra personen vidare i sina tankebanor.

Här kan du läsa förslag på frågor att ställa dig själv innan du lyssnar. 

2 Kroppspråk
Malin poängterar att kroppsspråket både handlar om hur du använder kroppen men också om din röst och ditt sätt att prata. Hur snabbt talar du? Vilken ljudvolym? Sättet du pratar likväl som sättet du för dig ska passa till situationen och den andra personen. Vilka ickeverbala signaler skickar du ut? Hur är dina ansiktsuttryck?

3 Spegling
Du kan spegla den andra personen för att hen ska få sin upplevelse bekräftad, för att du vill visa eller säkerhetsställa att du förstått eller för att visa kärnan i det personen säger. Spegling sker i tre steg där du 1) lyssnar och tar in vad den andra förmedlar, 2) du formulerar det du uppfattar med dina egna ord och 3) du stämmer av med den andra och låter hen ha tolkningsföreträde. Till exempel kan du säga "Jag hör att du blir mycket besviken på din chef när du inte fick det stöd du behövde. Stämmer det?" eller "Låt mig se om jag har hängt med, du har inte fått någon respons på dina återkommande försök att nå hen och nu har du slutat försöka. Har jag förstått situationen rätt?".

4 Enkel och direkt uppmuntran
Uppmuntran handlar om att du visar att du vill höra mer av det personen säger. Det går att göra på många olika sätt. Den direkta uppmuntran är mer tydlig där du kanske uppmanar personen att berätta mer eller säger att du skulle vilja höra mer om ett ämne. Den enkla uppmuntran är allt annat du gör för att den andra personen ska känna sig lyssnad på och uppmuntrad till att berätta mer. Det kan vara med kroppsspråket som när du nickar eller har en mimik som förmedlar intresse. Eller kanske lyssnande ljud som aha, mm... eller precis.

5 Tystnad
Att vara tyst kan vara ett annat sätt att uppmuntra personen att prata mer. Du visar att du lyssnar och ger den andra utrymme att tänka efter. Om du har ställt en fråga kan det vara så att personen är tyst för att du frågade otydligt. Det kan faktiskt också vara så att personen behöver tid på sig för att tänka efter och landa i sina tankar. Ge också dig själv tid att tänka efter och svara först när du hunnit samla ihop dina tankar och är redo att förmedla dem.

6 Sammanfattningar
Att sammanfatta vad som har sagts kan vara bra vid olika tillfällen under ett samtal. Det kan vara bra inledningsvis för att sammanfatta vad som sagts tidigare och varför ni är tillsammans på plats idag. Det kan vara bra om olika ämnen behandlas för att knyta ihop trådarna inom ett ämne innan ett nytt ämne påbörjas. Det kan också vara bra när samtalet stannar av för att se om det är avslutat inom det ämnet eller om det finns delar ni inte tagit upp men som kan vara bra innan samtalet avslutas eller går vidare. När du sammanfattar kan det både ge nya idéer hos den andra och hos dig själv.

7 Frågor
Malin påpekar att om du använder de tidigare sex metoderna behöver inte frågor användas lika mycket. Men frågor är ett fantastiskt verktyg som kan användas på olika sätt. Några exempel på frågor är:

1. Följdfrågor - för att komma in djupare i det som sägs. T ex "hur kändes det då?"
2. Ämnesbytande frågor - för att komma in på nya spår, bredda bilden och få in andra perspektiv. T ex "vad gjorde de andra när ni gick iväg?"
3. Om-frågor - måla upp scenarion för att ge idéer och se saker ur nytt ljus. T ex "Om du skulle säga detta till henne vad skulle hända då?"
4. Skillnadsfrågor - jämför intensitet. T ex "vem blev mest arg". 
5. Framgångsfrågor - Hitta tillfällen där det fungerat bra och utgå ifrån det positiva för att replikera det. T ex "Har du nått dina mål förut? Vad gjorde du då?"

Oavsett vilken fråga det är är kontexten viktig. Vem som ställer frågan till vem och när och hur det görs. Frågan kan också väcka någonting kopplat till tidigare erfarenheter och situationer. Vill du läsa mer om frågor? Här kan du läsa om effektfulla frågor utifrån presentation av Kina Moby.

När är det rätt att använda samtalsmetoder? När jag läste på Nackademins Yrkeshögskola hade vi en del samtalsmetod i våra kurser om ledarskap och säljcoachning (plus i säljteknik men där är det rätt annorlunda syfte). Vi har också haft samtalsmetod i personalutbildningen för UNF så att vi skulle bli bättre på att stötta medlemmars engagemang i organisationen. Det finns helt enkelt många olika ingångar till när samtalsmetodik kan vara hjälpsam både i yrkesroller och i vardaglig kontakt med andra i vår omgivning.

Samtal kan vara som att gå på en väg tillsammans mot en ljusare och tydligare
bild av situationen. Att hitta nya vägar eller att välja vägar framöver kan också
vara viktiga mål med samtalet. Oavsett mål så hjälper metoder samtalet framåt.