Att leda informella möten

Som organisationsmänniska tycker jag om möten med tydlig struktur och tydliga mål. Men alla möten lever inte upp till de kraven och det är inte heller önskvärt med formella möten i alla situationer. Men hur går det egentligen att leda informella möten?

Det finns många fördelar med informella möten. De känns ofta mer lättsamma och dynamiska. Däremot upplever jag ofta att det är en illusion att de skulle vara mer effektiva dels eftersom beslutsfattandet är lurigt och dels för att det är lätt att virra bort den röda tråden. Jag upplever det som mycket svårare att leda informella möten än formella möten. För att det ska gå så bra som möjligt har jag vissa tillvägagångssätt som jag använder mig av.

Moderera försiktigt 

Eftersom det inte finns någon formell föredragningslista finns det risker att diskussionen går i flera riktningar samtidigt. Ofta tycker vi om att föra fram våra egna tankar. Ibland bygger det vidare på vad föregående talare har sagt men inte sällan öppnas det upp nya trådar. Gå tillbaka till vad som sagt tidigare, sammanfatta löpande de olika tankarna, förslagen och idéerna som kommit fram. Jag upplever också att det brukar fungera bra att säga "det var en intressant tanke som jag gärna pratar mer om senare. Men kan vi först gå in mer på NN:s förslag innan vi tar upp den idén?" eller liknande frågor för att försöka hantera en fråga i taget. Det finns tillfällen när mitt tålamod tryter och jag istället säger "det tillhör inte det här ämnet" och sedan går tillbaka till det aktuella ämnet som diskuterades innan. När jag fäller dessa, mer opedagogiska, kommentarer brukar jag försöka påminna mig själv om att den tydliga listan jag har gjort upp med en röd tråd om i vilken ordning olika ämnen ska behandlas endast finns i mitt huvud och inte på ett papper framför varje person. De informella mötena kräver mer försiktig moderering, även om alla möten oavsett form så klart kräver att vi bemöter varandra med respekt. 

Lyssna in noga inför beslut

Oavsett om det är ett strikt formellt möte, ett informellt möte eller någonting där mitt emellan är det viktigt att se till att alla är med på vilka beslut som fattas. Men under formella möten är det bestämt hur besluten ska gå till. Ni kanske har en arbetsordning som beskriver hur ni kommer gå tillväga eller så kanske ni uttalar att det är konsensusbeslut som ni förväntas ta i just denna fråga. Informella beslut under informella möten kräver försiktighet där jag brukar försöka ta det väldigt långsamt, ibland väljer att omformulera frågan och se om det verkar vara samma respons och söker ögonkontakt med alla medverkande för att se att samtliga verkar med på noterna. Ibland kan det vara bra att vara djävulens advokat, att föreslå det motsatta och se om det ger annorlunda respons för att sedan se om det går att enas eller hitta det förslag som gör så få personer missnöjda som möjligt. 

Vänta längre med förslag

Som mötesordförande är det alltid viktigt att låta andra tala och komma med förslag. Det kan vara lätt att falla för frestelsen att ta över och bara hålla ordet istället för att fördela det. När du leder möten informellt finns ingen uttalad förväntan att du ska ha rollen att bjuda in andra i samtalet och fördela taltid mellan de olika deltagarna. Även om troligen flera personer förväntar sig att få bli hörda eftersom ni har bestämt möte inte bokat in lyssnande på en persons monolog. En av de saker jag jobbar aktivt med och ibland tycker är svårt är att vänta med att säga mina förslag. Men när jag lyckas hålla inne med mina förslag och väntar på att höra andras märker jag att det ofta kommer upp idéer som är bättre än mina, lika bra eller att andra har tänkt på precis samma sak. 

Kan vi hitta hybrider? 

Mitt senaste informella möte som jag försökte mötesordföra informellt var ett möte i min studentkorridor om nuvarande rutiner och om vi ville uppdatera någonting. Vi hade bestämt att det skulle vara möte men jag upplevde inte att det var rätt situation att förbereda en föredragningslista. Däremot hade jag gjort upp punkter innan om vad jag ville ta upp så att jag skulle kunna se till att vi skulle prata igenom dem och att jag fick ut det jag behövde av mötet. Andra tog upp frågor de upplevde som aktuella och vi kom gemensamt överens om att dokumentera de viktigaste som handlade om korridorens rutiner i vår gemensamma facebookgrupp. 

I min basgrupp där vi löpande genomför grupparbeten under terminen har vi formaliserat vissa punkter som vi alltid börjar med.  Vi tar upp val av sekreterare, förutsättningar för mötet, vilka mål vi har med mötet och bokande av nästa möte. Det är tre lätta steg som inte känns skrämmande för personer utan vana av formella möten samtidigt som det både säkrar dokumentationen, att vi har koll på situationen och har en enkel struktur att följa. Vi kan avsluta mötet och vara nöjda med att ha nått målet och vi kan gå tillbaka till besluten som dokumenterats.

Olika strukturer är bra för olika möten och alla former kan vara mer eller mindre inkluderande beroende på hur de genomförs. Jag att mycket finns att vinna på att formalisera delar av möten och att det går att göra på ett lättsamt sätt.

Mötesordförande på (formellt) möte - RFSU Örebros årsmöte

Har du några tips på hur du leder möten? Varierar dina taktiker beroende på om du leder och deltar i mer formella möten eller informella möten? Hur då?