Hur skapar man ett riktigt grymt arrangemang? - Du, laget och de andra

Hur skapar man ett riktigt grymt arrangemang? Så lockade Föreningen Nordens Ungdomsförbund, FNUF,   deltagare till kursen Arrangörskap och projektledning.  Nu i april samlades jag och andra som var intresserade av att ta del av de tips och trix som utlovades. Här får du ett smakprov av vad dagen innehöll.

Mina anteckningar rymmer bland annat
de tre tips du läser här och tankar om
att hålla kurser som du får läsa längre
fram. Te behövs också för en bra dag.
(Eller male tears som det klätt ut sig till)

1 - Du 

Luis Gonzales som ledde kursen poängterade att allting börjar med din drivkraft. Vad är din dröm? Vad vill du uppnå? Låt det skina igenom i det du arrangerar. Låt det vara grunden i ditt entreprenörskap och arrangörskap. Om du har en bild om vart du vill nå hjälper det dig framåt och utan drivkraft är du helt stillastående. Luis säger också "ta med dig så mycket drivkraft att du kan dela med dig till fler". 

2 - Laget

Ofta blir det bättre när fler arbetar tillsammans. Mer kompetens, fler infallsvinklar och mer resurser. Tillsammans kan vi bolla idéer och utveckla dem. Men för att allt detta ska komma till sin rätta är det viktigt att vara tydliga med formella roller och att diskutera informella roller. Vilka roller som är bra att ha som formella varierar från fall till fall. Men utöver de vanligaste som sammankallande, ekonomiansvarig och mötesordförande poängterar Luis att peppdoktorn har en viktig roll. Laget behöver den som är djävulens advokat också inför beslut men ofta i samarbetet är peppdoktorn avgörande för att laget ska fungera bra tillsammans. Den som inte bara ser till att gruppen träffas utan att deltagarna i gruppen vill träffas. Luis säger att peppdoktorn ofta är den som gillar att komma tidigare för att sätta på kaffet eller är extra lyhörd för gruppens behov.  

3 - De andra

Att kunna se ur andras synvinkel är också viktigt för att nå de andra. Ni vill nå kunder eller gäster på ert event och kanske också sponsorer eller bidragsgivare för att finansiera arrangemanget. För att komma långt behöver vi sälja magi. Luis säger "det handlar om att bygga luftslott". På så sätt kan word of mouth skapas där det som arrangemanget erbjuder sprids vidare till fler. När arrangemanget marknadsförs så till kunder och samarbetspartners är det dels viktigt hur ni levererar själva eventet men också hur ni dagligen representerar det. Luis påpekar att det handlar om att paketera en helhetsupplevelse.

Luis Gonzales inspirerar från talarbordet och kursdeltagare antecknar
för att framöver arrangera många lyckade event i och utanför FNUF.

Gillar du detta inlägg kanske du också är intresserad av:

• Lyckad boklansering - 7 tips om att arrangera event
• Alla inlägg om teambuilding
• Alla blogginlägg om ledarskap

Lyckad boklansering - 7 tips om att arrangera event

Förra veckan lanserades den poetiska bildberättelsen Frostvandrare av min man Filip Rojas Rosenqvist. Torsdagskvällen bjöd på många skratt, spännande diskussioner och växande intresse för den konstnärliga boken. Men vad var det som gjorde att deltagarna ville stanna tills efter evenemanget egentligen var slut?

1 Bjud in rätt personer
Bjud in personer som du gärna träffar och som är intresserade av evenemanget. Dessutom är det bra att bjuda in personer som gärna möter varandra. Personer som sedan kan säga "vi möttes på lanseringen av Frostvandrare" och på så sätt få en extra positiv koppling till dig och det du erbjuder. När Filip Rojas Rosenqvist hade kontakt med sina gäster så frågade han också om de visste någon annan som skulle vilja komma och fick genom det kontakt med nya spännande personer. Om du vill bredda gästlistan med relevanta personer för arrangemanget kan det vara ett sätt att nå dem.

2 Underlätta mingel
Rätt personer är ett sätt att underlätta mingel eftersom det ökar intresset av att prata med andra. Men du som arrangör kan även se till att det är en bra lokal. Att ha ståbord och begränsat antal stolar är ett sätt att försäkra dig om att det blir mer rörelse i lokalen. Du kan även hjälpa människor på traven. När jag praktiserade på Trinambai var jag med och förberedde lanseringen av Medlemsmodellens engelska utgåva. Då fanns olika diskussionslappar som rörde bokens ämne och skapade dialog mellan gästerna. En aktiv arrangör som sammanför människor skapar också en bra stämning.

3 Tilltugg
Fundera ett extra varv på tilltugg eller annan förtäring. Du vill inte att folk kommer för att få gratis mat. Men du vill att gästerna ska orka stanna ett tag, ha roligt och vara trevliga istället för hungergalna monster. Om du arrangerar ett frukostseminarium en lunchlansering eller liknande där maten är mer central är det bra att ha med en fråga om kost för att öka tillgängligheten för allergiska, intoleranta eller kostval utifrån religösa eller etiska val. För att öka tillgänglighet kan det också vara bra att välja alkoholfritt eftersom det inte utestänger någon ålder eller personer som har negativa erfarenheter av eget eller omgivningens alkoholkonsumtion. Det kan också vara skönt att slippa se över regler för alkoholtillstånd. Om du tycker att alkoholhaltig dryck tillför någonting till eventet är det bra att se till att ha koll på lagar och ha likvärdiga valmöjligheter både med och utan alkohol. För att förenkla för gäster och ansvariga är det bra med information om innehåll. På boklanseringen av Frostvandrare fanns tydliga skyltar till de laktos- och glutenfria snittarna. Den alkoholfria drycken var köpt på Systembolaget och det som inte dracks upp under kvällen kunde därför lämnas tillbaka mycket smidigt.

4 Lokalen
Om det är öppet för alla att delta i evenemanget är det bra att se till att det finns hiss, tillräckligt breda dörrar och annat som gör att alla faktiskt kan vara med. (Vill du ha fler tips har LSU en checklista.)  När Camilla Eriksson lanserade sin bok Retorikiska lyfte hon en av sina deviser "formen bär buskapet" och använde det när hon presenterade platsen hon valt för lanseringen. Lokalen ska kunna vara en förlängning och kopplas samman med arrangemangets varumärke. Frostvandrare lanserades till exempel i den vackra butiken Manos som säljer design och konsthantverk. Boken som lanserades både i en ordinarie utgåva och begränsad förmånsutgåva passar tillsammans med de andra varorna i butiken som ofta görs småskaligt. 

5 Tydlighet
Bjud in gäster so du vill ska komma i tid så att de inte planerar in annat. Påminn när det närmar sig så att det inte glöms bort av de som inte har en nära relation till sin kalender. Se också gärna till att det är lätt att få tillgång till informationen. Om det inte är ett hemligt arrangemang kan det vara smidigt att lägga upp på internet så att det är sökbart för dem som bara kommer ihåg en viss del av informationen och inte hittar sin inbjudan. Ha gärna också en tydlig kontaktväg om gästerna undrar någonting.

6 Sprida vidare
Fundera i förväg på hur det ska spridas vidare. Ha gärna en fotograf som kan ta bra bilder under minglet, någon bestämd som ska twittra officiellt från seminariet eller vad som bäst passar utifrån syftet med ditt event. Vill du att deltagare ska sprida är det bra att välja en oficiell hashtag som förmedlas. Idealistas bokförlag hade en Instagramskrivare på sitt event för Gilla! och bilderna som vi gäster taggade skrevs ut. På så sätt stimulerades fler att ta upp telefonerna och använda rätt hashtag. Under lanseringen av Frosvandrare fanns det små skyltar med texten #Frostvandrare utplacerade. Det kan också finnas med i inbjudan om det är en diskussionsbenägen och socialamediaaktiv målgrupp.  Då är det bra att du som arrangör delar någonting i förväg.

7 Underlätta köp eller annat nästa steg
Är det någonting som säljs under arrangemanget är det bra att gäster inte behöver stånga sig blodiga för att få handla trots att det må vara någonting exklusivt. Se gärna till att ha olika huvudpersoner frigjorda för att kunna väcka intresse och leda personer vidare till nästa steg som kan vara ett köp, att skriva upp sig på en mejllista eller annat som är relevant för eventet. Gör det tydligt vem det går att vända sig till och ha fler betalmöjligheter och gärna en chans att få kvitto.

Urval av bilder som delades under lanseringen av Frostvandrare

Fördelar med tacksamhet

Tacksamhet kan ge ett lyckligare liv och bättre relationer. Det låter som ett mirakel och lite av den känslan fick jag i söndags när jag lyssnade till Marica Reids predikan på tema tacksamhet.

Marica Reid säger att tacksamhet är ett sätt som vi själva kan påverka vår lycka. Hon säger att fördelningen ser ut så här:

• 10 % kommer utifrån
• 50 % från vår personlighet och genetik
• 40 % kan vi påverka själva genom våra val, tacksamhet är ett av dem

Marica lät oss hälsa på varandra. Vi som var i ena delen av lokalen sade hej till de andra i bänkarna, sade vårt namn och klagade över någonting. De på andra sidan hälsade och fick berätta om någonting de var tacksamma för. De på den tacksamma sidan tyckte att det var upplyftande och upplevde ett positivt möte. Vi på den klagande sidan tyckte att det var okej men våra första möten med personerna omkring oss var inte lika angenäma som de hade kunnat ha varit. När vi väl började klaga var det lätt att komma på mycket annat att vara missnöjda för. Marica påpekade att mötena påverkar oss själva och vår omgivning.

Vår egen och andras tacksamhet påverkar oss. Maricas övning påminner mig om ett test som Psykologifabriken bloggat om här. Forskaren Adam Grant undersökte tacksamhetens effekt i en grupp. Anställda som arbetade med fundraising delades in i två grupper där den ena fick besök av en chef som berättade om vikten av deras arbete och att hen var tacksam för insatserna som de anställda gjorde. Den andra gruppen fick inte tack. Resultatet från undersökningen vad att de som fick ta emot tacksamhet ringde 50% fler samtal per vecka och lyckades därför samla mer medel som kunde göra skillnad.

Andra människors tacksamhet påverkar oss och kan lyfta oss. Vår egen tacksamhet hjälper oss också framåt. Marica säger att det behövs fyra komponenter för att tacksamheten ska fungera baserat på Robert Robertson.

1. Gåva - Det som ges ska vara någonting som mottagaren betraktar som positivt.
2. Välgörare - Den förmån eller gåva du får kommer ifrån någon och hamnade inte hos dig av en slump utan för att vara dig till gagn. 
3. Förmånstagare - mottagaren, du, måste nås av gåvan. 
4. Ödmjukhet - Du som mottagare måste se det du tar emot som en gåva och inte en självklarhet. Om du ser det som din rättighet är det svårt att vara tacksam.

För att må bättre, få andra att må bättre och kanske din arbetsgrupp att prestera bättre är det bra att sprida tacksamhet. Enligt Linnea Molander finns det tolv anledningar till tacksamhet. I sitt blogginlägg om ämnet skriver hon: Lyckoforskning visar att tacksamma människor också är mer energiska, förlåtande och empatiska.

Men hur gör vi då för att vara tacksamma? En enkel sak att göra är att påminna sig om det i vardagen och berätta för andra som hjälper en att du är tacksam och varför. Marica gav alla oss närvarande i söndags att skriva tackbrev till någon där vi förklarar varför vi är tacksamma för personen. Innan jag idag kommer att skriva mitt brev kommer jag därför att inventera personer jag är tacksam till. Ett annat tips Marica gav var att ha en tacksamhetsbok där du skriver det du är tacksam för. Själv skriver hon tre saker varje dag och känner att det hjälper att få igång tankesättet och ger tröst att gå tillbaka till de dagar som tacksamheten inte kommer lika lätt.

Marica är en av de personer som jag vill tacka. Vilka personer vill du tacka? Passa på och ta en funderare nu i helgen och låt andra växa genom din tacksamhet.

Marica Reid som predikar om tacksamhet och lappen alla samlade
fick för att skriva det vi var tacksamma för.